Visitenkarten Knigge
Wer seine Visitenkarte überreicht oder eine empfängt, läuft schnell Gefahr in einige Fettnäpfen zu treten, folgende Hinweise helfen dabei diese Fallen zu umschiffen.
Zwar haben wir in Europa nicht ganz so strikte Regeln (und somit Stolperfallen) wie z.B. die Visitenkarten Tradition in Japan, doch auch bei uns sollte man einige wichtige Dinge beachten, die grundsätzlich einfach zum guten Ton zählen.
Zustand der Karte
Visitenkarten sollten immer absolut sauber und „unbenutzt“ sein. Verknickte, befleckte, verschmierte oder auch handschriftlich korrigierte Karten sind unprofessionell und Tabu. Der Kartenempfänger
soll immer das Gefühl haben eine „jungfräuliche“ ungebrauchte Visitenkarte als erster zu erhalten. Die Karte ist das Aushängeschild des Trägers daher ist auf das tadellose Erscheinungsbild zu achten.
Aufbewahrung
Karten sollten idealerweise in einem entsprechenden Visitenkartenetui aufbewahrt werden, das Verwahren im Portemonnaie oder sogar Hosentasche ist ein „no-go“ und nicht gerne gesehen.
Zeitpunkt der Übergabe
Üblicherweise übergibt der Gast dem Gastgeber bei der Begrüßung seine Visitenkarte. Sollte man jedoch z.B. mitten in eine kleine Gesprächsrunde hinzustoßen würde das „Zücken der Visitenkarte“ eher die lockere Stimmung verderben und als unpassend gewertet werden, in solchen Fällen ist es besser bis zur Verabschiedung zu warten. In Japan hingegen ist es klar geregelt, das der Ranghöhere (oder Ältere) immer zuerst seine Karte überreichen darf, alle anderen haben diesen Zeitpunkt abzuwarten.
Reihenfolge beim Überreichen der Visitenkarte
Grundsätzlich spielt bei uns auch die Hierarchie eine Rolle bei der Übergabe. Dem Ranghöchsten gibt man zu erst seine Visitenkarte und verteilt in der Reihenfolge weiter bis zum Rangniedrigsten. Sollte
die Rangfolge nicht eindeutig sein, beginnt man einfach an einer Seite und verteilt seine Karte der Reihe nach. Wichtig bei mehreren Personen ist es darauf zu achten, das Jeder eine Karte erhält und sich niemand vernachlässigt fühlt.
Form der Übergabe
Man schaut seinem Gegenüber grundsätzlich in die Augen beim Überreichen der Visitenkarte.
Dabei ist darauf zu achten, das die Karte so übergeben wird, das der Empfänger sie sofort lesen kann und sie nicht erst umdrehen muss. In Japan hingegen wird die Karte grundsätzlich mit zwei Händen überreicht, gefolgt von einer kurzen Verbeugung, wobei hier der Augenkontakt strikt zu vermeiden ist.
Form der Annahme
Die Visitenkarte seines Gegenübers sollte man genauso so respektvoll behandeln, wie die Person selbst. Nach dem man die Karte entgegengenommen hat sollte man sich einen Moment Zeit nehmen und diese genau studieren. Ein direktes Wegstecken der Karte ist unhöflich und wird als „du interessierst mich nicht und bist für mich unbedeutend“ interpretiert. Anschließend sollte man die Karte neben sich auf den Tisch legen, so das man diese gut im Blickfeld hat (was auch gleichzeitig dabei hilft den Namen des Gesprächspartners vor Augen zu haben), aber bitte die Karte später nicht versehentlich liegen lassen oder vergessen, was äußerst unhöflich wäre. Visitenkarten niemals einfach in die
Hosentasche stecken, eine angemessene Verwahrung ist Pflicht, das eigene Visitenkartenetui wäre auch hier angebracht.
Behandlung von Visitenkarten
Wie mit allen Dingen im Leben, sollte man seine eigenen und natürlich auch die fremden Visitenkarten respektvoll und pfleglich behandeln. Auf keinen Fall sollte man eine überreicht bekommende Visitenkarte dazu ge-(miß-)brauchen um sich darauf Notizen zu machen, schon gar nicht wenn der Jenige noch anwesend ist oder zuschaut. Anders herum können wichtige (persönliche) Informationen handschriftlich auf die eigene Visitenkarte gebracht werden, im Beisein des Kartenempfängers. Solche Informationen sollten jedoch besonders wertvoll sein und die Karte „aufwerten“ hierzu zählt z.B. die persönliche Mobilfunknummer oder auch private Anschrift.